第一條 為提高藥品監督管理的質量和水平，規范行政案件檔案管理，根據有關法律法規的規定，結合實際，制定本規定。
第二條 本辦法適用于梧州市食品藥品監督管理局及所屬機構的行政案件檔案管理工作。
第三條 本規定所稱藥品監督管理行政案件檔案，包括行政處罰、行政復議、行政應訴和行政賠償案件的檔案。
第四條 藥品監督管理行政案件檔案實行集中統一管理的原則。行政處罰案卷由辦公室檔案人員和稽查人員負責整理歸檔，由稽查機構負責集中管理；行政復議、行政應訴和行政賠償的案卷由法制機構的專職或者兼職人員負責整理歸檔，由法制機構的專職或者兼職人員負責集中管理。
第五條 案件承辦人員從受理案件開始，應當收集有關本案的各種材料，并按案件辦理程序保持文件之間的有機聯系，做到案結卷成。藥品監督管理行政案件的各種材料均應歸檔。
第六條 藥品監督管理行政案件采取一案一卷或者一案兩卷（多卷）的方法立卷。材料少的案卷立一卷；材料多的案卷，視文件材料的公開性與否分為正卷和副卷。
第七條 本年度立案，次年度結案的，在結案年立卷。
第八條 適用一般程序、聽證程序的行政處罰案件檔案，自處罰決定書送達之日滿90日尚未發生行政復議、行政應訴的，應當自此10日內完成立卷工作。
適用簡易程序的處罰案件檔案，應當按時間順序年度集中匯集成卷。
第九條 當事人因對行政處罰決定不服而申請行政復議或者提起行政訴訟、因合法權益受到侵害而依法提出賠償請求的，在復議決定書、法院判（裁）決書、賠償決定書下達并結案10日內，將本案行政處罰、行政復議、行政應訴和行政賠償所有材料一起立卷。
第十條 復議機構受理的復議案件的案卷，應當自復議決定書生效之日起10日內完成立卷工作；對復議決定書不服提起行政訴訟的，應當自判（裁）決書生效后10日內完成立卷工作。
第十一條 卷內材料將行政處罰決定書、復議決定書、法院判（裁）決書、賠償決定書放在首頁，其他材料按案件辦理持續排列。具體順序為：
1、卷宗封面
2、案卷目錄
3、行政處罰決定書
4、舉報登記表
5、藥品抽樣記錄及憑證/藥品檢驗報告書
6、現場檢查筆錄
7、先行登記保存物品審批表
8、先行登記保存物品通知書
9、查封（扣押）物品審批表
10、查封扣押物品通知書
11、（ ）物品清單
12、立案申請表
13、書證、物證等證據材料
14、行政處理通知書
15、責令改正通知書
16、調查筆錄
17、案件終結報告
18、案件合議記錄
19、解除先行登記保存物品通知書
20、解除查封扣押物品通知書
21、內部請示報告及其批示件
22、案件移送審批表
23、案件移送書
24、撤案審批表
25、案件核審表
26、行政處罰事先告知書
27、陳述申辯筆錄
28、聽證告知書
29、當事人聽證申請書（口頭申請記錄）
30、聽證通知書
31、聽證筆錄
32、聽證意見書
33、案件討論記錄
34、藥品監督行政處罰審批表
35、沒收藥（物）品憑證
36、送達回執
37、沒收物品處理審批表
38、沒收物品處理清單
38、沒收物品處理記錄
39、延（分）期繳納罰沒款申請書
40、延（分）期繳納罰沒款合議記錄
41、延（分）期繳納罰沒款審批表
42、延（分）期繳納罰沒款通知書
43、延（分）期繳納罰沒款保證書
44、行政處罰強制執行申請書
45、罰沒款收據
46、行政處罰結案報告
47、其他需要立卷的文書材料
48、證物袋
49、備考表
第十二條 詢問筆錄按時間前后排列。如被詢問的當事人在兩人以上，應當視其在違法活動中所處的主次地位排列。
第十三條 聲像材料應當單獨存放卷盒、像冊中，聲像材料應用文字注明攝像或者錄像的時間、地點、對象、中心內容和責任者。
第十四條 立卷歸檔的材料必須是用復印、鉛印或者用藍黑、碳素墨水書寫。復寫和傳真的材料必須制成影（復）印件。
第十五條 歸檔的文書材料，必須齊全完整。
第十六條 案卷裝訂一律使用棉線繩，采用三孔一線方法裝訂。
第十七條 卷內文書材料按以下要求整理：
1、文書材料要去金屬物；
2、破損的文件應當裱糊，字跡擴散的應當修復和復制，復制件放在原件后面；
3、文書或證據材料不足A4紙大的，應用A4紙襯托粘貼；
4、信封打開平放，保留郵票；
第十八條 以卷為單位，對卷內文件逐頁在有文字的正面的右下角，用阿拉伯數字編寫頁號。
第十九條 以卷為單位編制卷內目錄。按照要求，逐項認真填寫順序號、文件名稱、頁號等文件沒有標題或者標題不明確的，要另擬標題，文件責任者、時間不清楚的，要查清楚后填入，并備注說明。
第二十條 案卷封皮可使用特制的耐磨損的紙張，并具體寫明處罰決定書或者復議決定書文號、案由、立案或者受理時間、承辦人、立卷人、歸檔時間、保存期限及歸檔資料的件數和頁數等內容。
第二十一條 卷宗根據以下規定劃分保管期限。保管期限設永久、長期（15年）、短期（5年）三種。
永久：罰沒款在5萬元以上或者構成犯罪，依法被司法機關追究刑事責任的案件案卷；
長期：適用聽證程序的案件案卷；
短期：適用一般程序（不含聽證程序）和簡易程序的案件案卷。
第二十二條 行政案件檔案應編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具。
第二十三條 建立檔案利用工作制度。確定借閱范圍、批準手續。
第二十四條 對需移交其他藥品監督管理機關、其他行政執法部門以及需移交司法機關處理的案件，應將案件有關資料原件移送有關部門，復印件存原辦案單位。
第二十五條 根據國家規定，和其他門類檔案一起定期移交各級國家綜合檔案館。
第二十六條 保管期滿，失去保存價值的檔案，登記造冊，經主管領導批準，方可銷毀。
第二十七條 本規定自印發之日起施行。
二〇〇五年七月八日 | 
